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Fallstudie

Lindenapotheke Gräfenhainichen,
Apotheker Michael Spiegel

Digitalisierung in der Apotheke


Sie wollen auch ein verlässliches und übersichtliches Buchführungssystem, dass Sie schnell und einfach online einsehen können? Sie möchten Ihre täglichen Transferprozesse effizienter gestalten und vereinfachen und so mehr Zeit für die Kernaufgaben in Ihrer Apotheke und den Filialapotheken haben?

Entledigen Sie sich der unübersichtlich Papierablagen und Ordnern. Das System erkennt selbstständig unterschiedlichste Rechnungen und ordnet sie automatisch in das Kassenführungssystem ein. Finden Sie jederzeit und mit ein paar Klicks die gewünschten Unterlagen. Der dezentrale Zugriff auf die sicheren Daten ist mit unterschiedlichen Rechte-Optionen für verschiedene Nutzer möglich.

Mit dem Online-Buchführungssystem ist ein leicht verständliches finanzbuchhalterisches Bearbeiten von Belegen, Bankaufträgen und Rechnungen möglich. Mit dem Zugriff durch unsere Steuerberater sind eine Kontrolle der Buchhaltung und ihre steueroptimierte Ausrichtung jederzeit gewährleistet.

Treten Sie mit uns in Kontakt und vereinfachen Sie Ihr Buchführungssystem!
Wie so viele andere Apotheken im Osten Deutschlands stand auch für die Lindenapotheke 1991 die Neugründung an. Seitdem kümmern wir uns um alle Anliegen unserer Kunden und sehen uns daher als eine vertrauensvolle Traditionsapotheke. Schon vor dem Generationswechsel 2011 haben wir damit begonnen unser Buchhaltungssystem zu automatisieren und mit IT-Strukturen stärker zu verzahnen und auf den Punkt zu bringen. Außerdem bauten wir unser Angebot auch auf das Internet und den Online-Vertrieb aus. So haben wir uns neben der täglichen Arbeit vor Ort in Gräfenhainichen auch als Versandapotheke etabliert. Durch die Erweiterung als Online-Unternehmen stieg allerdings auch unsere Buchhaltungsaktivität. Es kam eine Fülle an Rechnungen, Zahlungsaufträgen und Überweisungen auf uns zu. Diese mussten nicht nur archiviert werden. Sie mussten auch so von uns erfasst und buchhalterisch bearbeitet werden, dass sie für die effiziente Bearbeitung durch den Steuerberater geeignet sind.

Dies bedeutete einerseits einen großen Aufwand für die Mitarbeiter in unseren Filialapotheken. Sie mussten die einzelnen Rechnungen prüfen, abheften und mit den Zahlungseingängen abgleichen. Dadurch ging Zeit und Konzentration für den Kundenservice verloren. Außerdem war es im Recherchefall zeitaufwendig, Rechnungen in den Aktenordnern nachzuschlagen und zu suchen. Zudem nahmen die immer mehr werdenden Akten enorm viel Platz ein, was uns bei den begrenzten Räumlichkeiten vor Probleme stellte. Das ganze Archivsystem wurde unübersichtlich. Zu guter Letzt mussten wir Extra-Personal einstellen, was die Kosten anhob und weiteren Prozesse der Lohnbuchhaltung nach sich zog. Es schien wie ein Teufelskreis der Buchführung.

Um Kosten zu sparen und einer Überlastung des Personals vorzubeugen benötigten wir eine digitale Lösung. Sie musste einfach zu handhaben sein und einen schnellen und vor allem übersichtlichen Zugriff erlauben ein System also, in das sich Mitarbeiter und Aushilfspersonal schnell einarbeiten können. Außerdem brauchten wir Zugriffsmöglichkeiten mit unterschiedlichen Rechten für die verschiedenen Mitarbeiter und ihren Verantwortungsbereich. Der Eingang an Bestellung, Versand von Rechnungen und die Kontrolle der Überweisungen musste besser und gut einsehbar organisiert werden. Bei der täglichen Ansammlung an Transferprozesse war eine schnelle Bearbeitung bei der Buchhaltung für uns sehr wichtig, um den Überblick zu behalten, damit uns die Kassenbuchführung nicht über den Kopf wächst. So sollte das Personal entlastet werden, damit es sich wieder stärker auf die Bedürfnisse der Kunden in unseren Filialapotheken und der einzelnen Online-Anfragen kümmern konnten.

Das Online-Buchführungsprogramm von apotheken-beraten.de und die persönliche Beratung durch die EICHHORN & UTECHT Steuerberater und Finanzbuchhalter passte hervorragend auf unsere Ansprüche. Mit der Online-Bearbeitung der Finanztransfers lassen sich unsere Filialen gut vernetzen und organisieren. Über das Internet hat auch der Steuerberater jederzeit die Möglichkeit die Daten einzusehen und steueroptimierte Korrekturen vornehmen. So ist unsere Finanzbuchhaltung immer auf dem kostengünstigsten Stand.

Auch die Zusammenarbeit mit den Beratern der EICHHORN & UTECHT Steuergesellschaft lässt sich über das Internet effektiv gestalten. Auf alle Fragen erhielten wir auf unsere Situation gerichtete antworten. Durch den Zugriff der Finanzberater konnten sie die Lösungen in unserem Online-System ohne Medienabbruch einarbeiten. Dank der benutzerfreundlichen Arbeitsoberfläche des Programms waren diese Schritte für uns immer nachvollziehbar und verständlich waren. Rückmeldungen zu den Ergebnissen der Finanzbuchhaltung erhielten wir schnell und direkt. Durch die Verbindung aus übersichtlicher Online-Buchführung und der dynamischen Überprüfung der Daten durch den Steuerberater wird die Nutzung des Systems für uns zu einem exzellenten Controlling-Instrument für unsere Finanzbuchhaltung. Anschaulich und leicht verständlich lassen sich zudem Finanzkennzahlen optimal überwachen, Liquiditätsplanungen, Wirtschaftlichkeitsberechnungen und Steuervorauszahlungsanalysen durchführen.

Mit einer leicht verständlichen Benutzeroberfläche haben sich unsere Mitarbeiter schnell an die digitale Buchführung gewöhnt. Jetzt waren schnelle Abwicklungen wieder möglich und die Suchzeit nach Rechnungen und Überweisungen hat sich enorm verringert. Wir sind nun in der Lage, Anfrage und Bestellungen noch schneller und effizienter zu bearbeiten. Das hatte auch einen positiven Effekt auf die Arbeitsatmosphäre und die Kundenzufriedenheit. Die Texterkennung der OCR-Software ist so gut ausgereift, dass die Vielfalt an Rechnungen unserer Lieferanten, so unterschiedlich sie auch strukturiert sind, vom System erfasst und selbstständig eingeordnet werden. Belege können von uns kurzerhand digitalisiert werden. Das Online-System führt sie dann automatisch in die Übersicht ein. Auch Bankaufträge werden in einzelnen Beträgen und Überweisungsadressen erkannt und zugeordnet. Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Account für das System mit eigens für ihn angelegten Rechten. Der dezentrale Zugriff auf alle Buchhaltungsprozesse ermöglichte eine schnelle und verlässliche Zusammenarbeit in unserer Apotheke. Wir haben damit nicht nur den zeitlichen Aufwand verringert. Die einfache und schnell einsehbare Kontrolle der Prozesse erspart auch einige Wege zum Steuerberater und damit zusätzliche Kosten

Digitale Betriebsprüfung


Die GDPdU und die neuen Anforderungen für Apotheken?


Den Finanzbehörden ist es seit 2002 erlaubt, steuerrelevante Daten in digitaler Form für Ihre Prüfung zu verlangen. Als GeschäftsführerIn einer Apotheke müssen Ihre Datensätze nun auch einer maschinellen Durchsicht standhalten, in der mathematische Prüfungsroutinen angewandt werden, um Steuerhinterziehung ausfindig zu machen.

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